仕事に優先順位をつける9つの習慣

ライフハック

優先順位

「仕事の優先順位の付け方が知りたい。」
「優先順位を決める基準って何？」
「効果的な優先順位付けの方法を知りたい」

仕事の優先順位付けは、多くの人が悩む課題の一つです。日々の業務やタスクが増える中で、何を最初に取り組むべきか迷うことはよくあります。

本記事では、仕事の優先順位の付け方はもちろん、優先度を決める基準も解説します。

業務を効率的かつスピーディーに進められると、ストレスが減る上に仕事に自信が持てるようになるので、できることから実践に移しましょう。

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目次

仕事の優先順位の付け方

仕事の優先順位の付け方

タスクを全て書き出す

優先順位をつける最大のコツは、まず全ての業務を見える化することです。タスクがわからない状態で優先度は付けられないので、小さな作業も漏れなくリストアップしましょう。

緊急度と重要度を把握

リストアップ後は、緊急度と重要度でタスクを整理します。締切や納期間際のタスクは緊急度が高い、全体周知や報告会などは重要度が高い、という風に仕分けを行います。

緊急度と重要度が両方とも高ければ「優先度高」、両方低ければ「優先度低」という風に、タスクそれぞれに優先順位を付けていきます。

重要だが緊急性の低いタスクに集中する

緊急度と重要度のマトリクス

優先順位の付け方で、最もメジャーな考え方が「緊急度と重要度のマトリックス」です。『7つの習慣―成功には原則があった』という本で広まった概念で、タスクを緊急度と重要度で振り分けた図です。

仕事ができる人は、重要だが緊急性の低いタスク見つけ、集中するとされています。マトリクスでいえば、①>②>④>③で優先順位を付ける人が、成功者です。

①＝重要だが緊急性の低いタスクから取り掛かるのは、先に①に対処することで重要で緊急性が高いタスクが発生しにくく、いざ②のタスクが現れた時に、即刻消化できる余裕をもつためだからです。

時間設定を行ってtodoリストを制作

優先順位を付けたら、最後にtodoのスケジューリングを行います。優先順位を上手く付ける人は、タスク1つにどのくらい時間がかかって、何に手間がとられそうかを精度高く予期できています。

もしスケジューリングに自信がなければ、同業務に慣れている人に確認してtodoリストを創ります。リストに優先順位を付けられたら、あとは業務を遂行するだけで効果的にタスクを昇華できるはずです。

優先順位を決めるための基準

優先順位の「緊急度と重要度」がしっくりこない方向けに、他の優先順位の付け方をご紹介します。

成果が出るタスク

優先順位の付け方に迷ったら、成果がより出やすいタスクの優先度を高くしましょう。成果に直結するタスクに即取りかかれば、改善を行う余裕や時間の再調整が効きやすくおすすめです。

影響範囲の多いタスク

周囲の人に迷惑をかけることになる業務は、優先度高くこなしましょう。例えば自分のタスクが遅いとチームメンバー全員の進捗が悪くなるものなどは、迅速に対応するべきです。

すぐに終わるタスク

タスクを溜め込むと、優先順位をつけること自体が忙しくて難しくなっていきます。従って、頭を使わないでもすぐに終えられるタスクから片付けましょう。

優先順位を上手につける5つの習慣

  1. 1.明日のtodoリストをつくる
  2. 2.忘れない仕組み化をする
  3. 3.やらないことを決める
  4. 4.完璧を目指さずにまず始める
  5. 5.成果や目標を常時認識する

1.明日のtodoリストをつくる

明日やるべきタスクをまとめたtodoリストを作れば、翌日の行動に余裕がでます。朝一のメール対応や定例会からバタバタとスタートし、その後にtodoを決めていたのでは優先順位をつける時間が生まれません。

タスクが全て把握できてれば頭の中でだけでも優先度を思考できるので、まずはtodoリストを当たり前に作れるようになりましょう。

タスク管理が上手い人のやり方

2.忘れない仕組み化をする

優先順位をつける以前に重要なのは、タスクを忘れないことです。特に、納期に余裕のあるタスク、緊急性の低いタスクは忘れがちです。

カレンダーアプリやスマホアラームなどを駆使して、忘れない仕組みを自分で創りましょう。忘れない＝全てのタスクを常に書き出すことになり、自然と優先順位を付けられるようになります。

3.やらないことを決める

優先順位を上手に付けられる人は、無駄なことの見極めが早いです。自分がやる必要のないこと、他の人のほうが得意を活かせそうな仕事であれば、タスクを削ったり渡したりしましょう。

また、依頼されたタスクであっても、本当に必要なタスクなのかを常に吟味しましょう。思考停止のルーティングで行われている会議や仕事は案外一杯あり、そのような業務は無くしていくべきです。

4.完璧を目指さずにまず始める

優先度の振り分けが上手な人は、仕事のボリュームを把握することに長けています。ボリュームを測るのは簡単で、タスクが発生した瞬間に10％～20％ほど進捗させるだけです。

タスク単体の全体像が見えるので、スケジュールを上手に建てられるようになり、1週間や1ヶ月単位での優先度の高低の精度が高くなります。

5.成果や目標を常時認識する

優先順位をつけるために、大事な基準が「成果」です。成果に対してインパクトの大きい業務の優先度は高くなり、すぐにとりかかり、時間をかけるべきです。

ということは成果や目標を、しっかりと認識できていない限りは優先度は付けられません。優先度を上手に付けるためには、ゴールを常日頃から認識することから始めましょう。

優先順位のつけ方のトレーニング

人のタスクを見て「自分なら・・・」を繰り返す

優先順位を上手につけるようになるには、人のタスクについて優先度を考えるのがおすすめです。自分がこのタスクをやるなら、この順番で捌いていくな！という思考を繰り返します。

自分のタスクとなると余裕がなくなりがちですが、人のタスクだと思考しやすくなるのが人間です。人の優先度を客観的に見ることで、自分自身の仕事にも優先順位を付けられるようになります。

1日1週間単位で仕事の振り返りを行う

自分自身の仕事について、効率的に進められていたか否かの振り返りは積極的に行いましょう。順番が違ってたらもっと成果をだせていたのでは？という疑いをもって振り返るべきです。

また、自分で振り返ることに自信がなければ、仕事のできる先輩にレビューしてもらいましょう。何のタスクがあったかをまとめ、先輩ならどのように進捗させたかを聞くと勉強になるはずです。

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